6 Lösungen für schnellere Monatsabschlüsse und eine bessere Planung im Mittelstand

Für viele Finance-Teams in mittelständischen Unternehmen gehört der Monatsabschluss zu den aufwendigsten wiederkehrenden Aufgaben. Informationen müssen aus mehreren Systemen zusammengetragen, Abstimmungen manuell erledigt und Berichte in Tabellenkalkulationen vorbereitet werden. Häufig stehen die finalen Zahlen deshalb erst zwei Wochen nach dem Monatsende zur Verfügung. Zu diesem Zeitpunkt wurden wichtige Entscheidungen oft bereits anhand älterer Daten oder Schätzungen getroffen.

Mittelständische Unternehmen, die ihren Abschlussprozess deutlich verbessert haben, erreichen dies nicht zwangsläufig durch zusätzliche Mitarbeitende oder längere Arbeitszeiten im Finance-Team. Stattdessen setzen sie auf Werkzeuge, die manuelle Prozesse automatisieren, Daten miteinander verbinden und verlässliche Informationen für Entscheidungen bereitstellen. Die folgenden sechs Lösungen unterstützen dabei.

1. Sage ERP: Integrierte Basis für Finanzen und Unternehmensressourcen

Sage ERP bildet die zentrale Grundlage für effizientere Abschlussprozesse und eine fundiertere Unternehmensplanung. Sage 100 richtet sich an mittelständische Unternehmen, während Sage X3 für wachstumsstarke oder international tätige Betriebe ausgelegt ist. Beide ERP-Lösungen führen Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Einkauf und Controlling auf einer gemeinsamen Datenbasis zusammen.

Werden Geschäftsvorgänge unmittelbar verbucht und stammen die relevanten Informationen aus einem zentralen System, lassen sich viele der besonders zeitintensiven manuellen Aufgaben beim Monatsabschluss vermeiden. Auswertungen, für deren Erstellung zuvor mehrere Tage nötig waren, können innerhalb weniger Minuten bereitstehen. Dadurch gewinnt das Finance-Team zusätzliche Kapazitäten für Analysen und strategische Themen.

Weshalb das relevant ist: Ein leistungsfähiges ERP schafft die notwendige Grundlage für die weiteren Vorteile der hier aufgeführten Lösungen. Fehlt eine verlässliche und integrierte Datenbasis, können Investitionen in Analyse- und Planungssysteme ihr Potenzial nicht vollständig entfalten.

2. Staffbase: Lösung für strukturierte interne Unternehmenskommunikation

Ein schneller Monatsabschluss und bessere Planungen entfalten ihren Nutzen erst dann vollständig, wenn daraus gewonnene Erkenntnisse und Entscheidungen innerhalb des Unternehmens wirksam weitergegeben werden. Staffbase unterstützt Finance-Teams und Führungskräfte dabei, Finanzergebnisse, strategische Beschlüsse und wichtige Aktualisierungen gezielt und strukturiert an die jeweils relevanten Mitarbeitendengruppen zu kommunizieren.

Unternehmen, die ihre interne Finanzkommunikation verbessern, berichten regelmäßig über stärkeres Engagement, ein besseres Verständnis der Unternehmensziele und eine engere Ausrichtung der Teams an den finanziellen Prioritäten.

Weshalb das relevant ist: Mehr finanzielle Transparenz erleichtert es den verschiedenen Teams, auf gemeinsame Ziele hinzuarbeiten. Sie trägt außerdem dazu bei, strategische Planungen tatsächlich in konkrete operative Maßnahmen zu überführen.

3. Tableau: Plattform für Datenvisualisierung und Business Intelligence

Auch wenn sämtliche Informationen bereits im ERP verfügbar sind, müssen sie so dargestellt werden, dass Entscheidungsträger sie unmittelbar verwenden können. Tableau lässt sich mit Sage ERP verbinden und stellt Finanzkennzahlen in interaktiven visuellen Dashboards bereit. Diese aktualisieren sich automatisch und können von Mitgliedern des Führungsteams jederzeit eingesehen werden.

An die Stelle monatlicher Berichtspakete, deren Erstellung mehrere Stunden beansprucht und deren Inhalte bei der Präsentation möglicherweise schon überholt sind, tritt ein kontinuierlicher Zugriff auf aktuelle Finanzkennzahlen. Führungskräfte erhalten die Informationen damit in einer Form, die schnellere und besser fundierte Entscheidungen unterstützt.

Weshalb das relevant ist: Informationen werden eher in Entscheidungsprozesse einbezogen, wenn sie verständlich visualisiert und unmittelbar verfügbar sind. Tableau macht die im ERP vorhandenen Daten für das gesamte Führungsteam leichter zugänglich und praktisch nutzbar.

4. Personio: HR-System für Personal- und Personalkostenmanagement

In vielen mittelständischen Unternehmen stellen Personalkosten den größten Kostenblock dar. Gleichzeitig gehören sie häufig zu den Bereichen, deren Entwicklung in Echtzeit nur eingeschränkt sichtbar ist. Werden HR- und Gehaltsdaten lediglich einmal monatlich an das Finanzsystem übertragen, basiert die Budget- und Forecast-Planung des Finance-Teams regelmäßig auf bereits überholten Personalkosteninformationen.

Personio verbindet HR und Lohnabrechnung mit Sage ERP. Veränderungen im Personalbestand, darunter Neueinstellungen, Gehaltsanpassungen oder Austritte, können dadurch unmittelbar in die Finanzplanung einfließen. So erhält die Finanzabteilung ein aktuelleres Bild eines der wichtigsten Kostentreiber des Unternehmens.

Weshalb das relevant ist: Aktuelle Personalkostendaten innerhalb des ERP unterstützen realistischere Budgets, präzisere Forecasts und fundiertere Entscheidungen zu Wachstum und Ressourcennutzung.

5. Salesforce: Plattform für CRM und Umsatzinformationen

Eine häufige Ursache ungenauer Finanzplanungen in mittelständischen Unternehmen ist die fehlende direkte Verbindung zwischen Vertriebs- und Finanzdaten. Während das Vertriebsteam mit einem CRM arbeitet, nutzt die Finanzabteilung das ERP. Müssen die Informationen zwischen beiden Systemen manuell übertragen werden, entstehen Verzögerungen und zusätzliche Fehlerquellen.

Durch die Verbindung von Salesforce mit Sage ERP können im CRM erfasste Aufträge automatisch als gebuchte Umsätze in das ERP übernommen werden. Prognosen zum Umsatz stützen sich dadurch auf aktuelle Pipeline-Daten und nicht ausschließlich auf historische Durchschnittswerte. Vertrieb und Finance arbeiten auf derselben Datengrundlage.

Weshalb das relevant ist: Eine integrierte Verbindung von CRM und ERP reduziert die Informationslücke zwischen den aktuellen Vertriebsaktivitäten und der Finanzplanung. Dadurch können Umsatzprognosen zuverlässiger werden.

6. Pigment: Plattform für Finanzanalyse und strategische Planung

Jahresbudgets, die statisch in Tabellenkalkulationen verwaltet werden, bilden lediglich einen bestimmten Zeitpunkt ab. Sobald sich die tatsächlichen Rahmenbedingungen verändern, verlieren solche Planungen schnell an Aktualität. Pigment ist eine Plattform für Finanzplanung, die direkt mit Sage ERP verbunden werden kann. Auf diese Weise entsteht ein dynamisches Planungsmodell, das sich automatisch aktualisiert, sobald neue Ist-Daten verfügbar sind.

Finance-Teams, die Pigment nutzen, beschreiben regelmäßig eine deutliche Veränderung ihrer Rolle. Statt ausschließlich über vergangene Entwicklungen zu berichten, kann die Finanzabteilung stärker an der Gestaltung zukünftiger Unternehmensentscheidungen mitwirken. Szenarioanalysen, rollierende Forecasts und Personalplanungen werden auf Basis aktueller Informationen statt veralteter Annahmen erstellt.

Weshalb das relevant ist: Eine Finanzplanung, die aktuelle Ist-Daten berücksichtigt, bietet eine präzisere und praktischere Grundlage als Planungen auf Basis älterer Momentaufnahmen. Damit schafft sie bessere Voraussetzungen für fundierte strategische Entscheidungen.

Häufige Fragen

Ab wann sollte ein mittelständisches Unternehmen seine Finanzinfrastruktur modernisieren?

In den meisten Fällen besteht Handlungsbedarf früher, als Unternehmen zunächst annehmen. Typische Anzeichen sind ein Monatsabschluss, der regelmäßig mehr als eine Woche benötigt, ein Finance-Team, das überwiegend mit manuellen Datenübertragungen beschäftigt ist, oder Führungsentscheidungen, die auf unvollständigen beziehungsweise nicht mehr aktuellen Zahlen beruhen. Treten solche Situationen wiederholt auf, liegen die Kosten der bestehenden Prozesse wahrscheinlich bereits über den Ausgaben, die für leistungsfähigere Systeme erforderlich wären.

Welcher Zeitraum ist für die Implementierung eines neuen ERP-Systems im Mittelstand üblich?

Bei mittelständischen Unternehmen dauert die Einführung typischerweise zwischen drei und sechs Monaten. Die genaue Dauer hängt von der Komplexität der Anforderungen und der Zahl der erforderlichen Schnittstellen ab. Zu den wichtigsten Faktoren für einen planmäßigen und reibungslosen Projektabschluss gehören ein erfahrener Implementierungspartner mit Branchenkenntnis sowie ausreichende interne Ressourcen.

Kann ein ERP-System sämtliche anderen Softwarelösungen eines Unternehmens ersetzen?

Nein. Moderne ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, mit spezialisierten Best-of-Breed-Lösungen aus anderen Unternehmensbereichen zusammenzuarbeiten. Dank der offenen Architektur von Sage ERP können CRM-, HR-, Business-Intelligence- und weitere Systeme über standardisierte Schnittstellen angebunden werden. Das ERP fungiert dabei als zentraler Datenkern, in dem die Informationen der verschiedenen Systeme verbunden und konsolidiert werden.

Mit welchen Argumenten lässt sich die Geschäftsführung von einer ERP-Investition überzeugen?

Besonders aussagekräftig sind konkrete Kennzahlen. Dazu gehören beispielsweise die Zahl der Stunden, die das Finance-Team jeden Monat für manuelle Prozesse aufwendet, die Kosten bereits entstandener Fehlentscheidungen oder Verzögerungen sowie die möglichen Vorteile schnellerer Entscheidungen auf Basis von Echtzeit-Daten. Ein nachvollziehbarer Vergleich zwischen den aktuellen Kosten, den erwarteten Investitionsausgaben und dem möglichen Mehrwert ist üblicherweise überzeugender als allgemeine Aussagen über Effizienzsteigerungen.

Was hilft dabei, dass Mitarbeitende ein neues ERP-System im Arbeitsalltag wirklich einsetzen?

Zu den häufigsten Hindernissen für die Akzeptanz zählen unzureichende Schulungen, nicht eindeutig definierte Prozesse und der Eindruck, dass das neue System zusätzlichen Aufwand verursacht, statt Arbeit einzusparen. Eine sorgfältige Implementierung beginnt daher mit der Analyse der bestehenden Abläufe, legt neue Prozesse eindeutig fest und führt die Mitarbeitenden strukturiert an das System heran. Change Management ist dabei kein freiwilliger Zusatz, sondern ein wesentlicher Erfolgsfaktor für jedes ERP-Projekt.